Quando estamos trabalhando com a implantação do Programa de Qualidade em uma empresa, como também nas aulas de Gestão de Qualidade, falamos em problemas em potencial. Mas para entender este tema, vou descrever alguns conceitos para que possamos aprofundar o assunto.

O problema em potencial, nada mais é do que vêr na frente as situações que podem gerar um problema. Vamos dar um exemplo: Você ganha       R$ 500,00 e começa a fazer contas sem controlar os gastos. A probabilidade de você ter problemas de atraso das contas, não poder pagar no dia certo é muito grande.

Dentro de uma empresa, este entendimento sobre problema em potencial, tem que ser visto com muito cuidado.

Vou dar um exemplo real, que aconteceu em uma das minhas assessorias. A empresa tem um depósito, onde são armazenados diversos produtos. Tem alguns produtos que giram rapidamente e outros que são de giro lento, e outros que a compra foi feita de forma errada, ou seja, não vende mesmo. O que aconteceu. Os produtos de giro lento e aqueles produtos que não giram, ocupam o espaço dos produtos que giram rápido, além do dinheiro parado, fazendo em muitos momentos com que a empresa ficasse sem giro para pagar as duplicatas. Temos que entender o que pode acontecer lá na frente, quando estamos gerenciando uma empresa. Temos que estar sempre atento ao que acontece dentro de uma empresa para que não possamos ser pegos de surpresa em algum momento, ou mesmo não conseguir entender por quê a empresa não sai da situação em que se encontra. Quando temos uma empresa que possui depósito, é necessário Ter em mãos informações sobre as mercadorias que giram rápido, mercadorias com giro médio e aquelas com giro lento. Conheço empresas que tem no seu depósito, mercadorias com mais de um ano estocadas. O que significa isto ?  Dinheiro parado, espaço ocupado sem necessidade, fazendo com que o depósito em muitos momentos fique entulhado de coisas sem necessidade. Temos que entender a necessidade de um depósito bem distribuído, de fácil manuseio e também que seja fácil para carregar e descarregar.

Conheço várias empresas que não tem o controle real do seu depósito. Muitas empresas tem programas de controle de estoque, mas as informações são erradas. Em muitos momentos , o empresário tem que ir no depósito para vêr se tem o produto armazenado. O programa diz uma coisa e no depósito existe outra. Em muitas  empresa, o lucro ou o prejuízo está guardado no depósito. Tem empresas que trabalha o ano todo e no final quando vai fazer o balanço não sabe como ainda está devendo, com duplicatas atrasadas etc. Além de vender fiado, comprar errado, não acompanhar o giro das mercadorias em estoque, fazem com que a empresa tenha prejuízo. É muito importante, estar sempre acompanhando o movimento de estoque das mercadorias diariamente. Quando for fazer compras, tenha sempre em mãos informações para vêr quais são as mercadorias que estão girando, quais que estão paradas e ocupando espaço e consequentemente gerando custos entre outras coisas. O lucro de uma empresa está na compra. Se não souber comprar bem ,não irá vender bem, é conseqüência. Muitas empresas ainda não perceberam isto e continuam a ter problemas com  mercadorias e também de pagamento. Gerenciar uma empresa que tem depósito, tem que ter um sistema de informações bem confiável para que na hora de fazer as comprar, as informações ajudem nas decisões. Para quem tem depósito, achômetro, talvez, deve ser, são situações que não existem. Devemos entender que uma informação bem cuidada, bem trabalhada, sempre dará lucro a uma empresa. Informações trabalhadas sem cuidado, levam geralmente a empresa a ter custos altos e desnecessários.

Ter um depósito, na verdade, é ter outra empresa. O controle, os custos,  tem que ser separados.

Devemos ter o controle de estoque muito bem trabalhado, para que a empresa não tenha problemas futuros ( problemas em potencial ).